Informationspflichten Kunden, MIDEWA DLG
Die nachfolgenden Datenschutzhinweise geben einen Überblick über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten. Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise diese genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils von Ihnen beantragten bzw. mit Ihnen vereinbarten Dienstleistungen.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden.
Verantwortliche Stelle ist:
MIDEWA Dienstleistungsgesellschaft mbH
Bahnhofstr. 13
06217 Merseburg
Tel: 03461-352-0
Fax: 03461-352-325
Sie erreichen Ihren Datenschutzbeauftragten unter:
MIDEWA Dienstleistungsgesellschaft mbH
Datenschutzbeauftragter
Bahnhofstr. 13
06217 Merseburg
Tel: 03461-352-0
de.datenschutz.midewanoSpam@
2. Welche Quellen und Daten nutzen wir? (Art der Daten)
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von anderen Unternehmen und Verbänden, im Rahmen der Betriebsführung innerhalb folgender Geschäftsfelder erhalten haben:
- Bäderbetrieb
- Trinkwasserversorgung
- Abwasserentsorgung
- Straßenbeleuchtung
- Fernwärme
Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher, Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen. Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort und Staatsangehörigkeit), Legitimationsdaten (z. B. Ausweisdaten) und Authentifikationsdaten (z. B.
Unterschriftsprobe) und Bankverbindungsdaten (z. B. IBAN, Kontoinhaber).
Darüber hinaus werden auch Verbrauchsdaten (z. B. Zählerstände, Wasserverbräuche, entsorgte Abwassermengen) verarbeitet und gespeichert sowie Werbe- und Vertriebsdaten (inklusive Werbescores), Dokumentationsdaten (z. B. Beratungsprotokoll) sowie andere mit den genannten Kategorien erhoben und verarbeitet.
3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
3.1 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten
Die MIDEWA Dienstleistungsgesellschaft mbH erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten des Kunden zur Begründung, Erfüllung bzw. Durchführung oder Beendigung ihrer vertraglichen Pflichten gegenüber Dritten in den oben (siehe Punkt 2 dieser Datenschutzhinweise) genannten Geschäftsfeldern.
Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem jeweiligen Vertragsgegenstand (z. B. Wasserversorgung, Abwasserentsorgung, Fernwärme, Straßenbeleuchtung, Bäderbetrieb) und können unter anderem Bedarfsanalysen und Beratung umfassen.
Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.
3.2 Im Rahmen der Interessenabwägung
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.
Beispiele:
- Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien (z. B. SCHUFA) zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken
- Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und direkter Kundenansprache
- Werbung oder Markt- und Meinungsforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
- Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
- Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
- Videoüberwachungen dienen der Sammlung von Beweismitteln bei Straftaten. Sie dienen damit dem Schutz von Kunden und Mitarbeitern sowie der Wahrnehmung des Hausrechts
- Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen)
- Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts
- Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten.
3.3 Aufgrund Ihrer Einwilligung
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe von Daten an Verbände oder Verbundunternehmen) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.
Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
3.4 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben
Zudem unterliegen wir als Unternehmen diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt, gesetzliche Anforderungen und Verordnungen (z. B. Steuergesetze,Verordnung über Allgemeine Bedingungen für die Versorgung mit Wasser, Satzungen). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken.
4. Hinweise zu technischen Hilfsmitteln
In diesem Abschnitt möchten wir Sie über technische Hilfsmittel informieren, die wir zur Erbringung unserer Dienstleistungen nutzen:
4.1. Einsatz Voicebot-System
In unserem Kundenservice kommt ein automatisiertes Voicebot-System (reine Text-to-Speech-Technologie, keine Künstliche Intelligenz) zum Einsatz. Der Voicebot soll es den Kunden einerseits erleichtern, ihren vertraglichen Pflichten nachzukommen sowie andererseits Midewa die Möglichkeit geben, konsequent an der Entwicklung und Verbesserung ihres Dienstleistungsangebots zu arbeiten. Vor diesem Hintergrund können Kunden die Voicebot-Technologie insbesondere dazu nutzen, um telefonisch ihre Zählerstände zu melden oder an einer Kundenzufriedenheitsumfrage teilzunehmen. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 S.1 a) DSGVO, Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO, wobei sich das berechtigte Interesse aus den Verarbeitungszwecken ergibt. Die Inanspruchnahme des Voicebot-Systems erfolgt auf freiwilliger Basis.
4.2. Einsatz automatisiertes Klassifizierungssystem
Wir verarbeiten eingehende Kundenanfragen und -dokumente (per E-Mail oder Brief) mittels eines automatisierten Systems, das bestimmte Informationen aus der Anfrage bzw. dem Dokument erkennt, um:
- Ihr Anliegen korrekt Ihrem Kundenkonto zuzuordnen,
- den passenden Bearbeitungsprozess zu starten und
- eine zügige und fehlerfreie Bearbeitung sicherzustellen.
Bei diesem Einordnungsvorgang werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet: Stammdaten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse), Kundennummer, Kommunikationsinhalte Ihrer E-Mail oder Ihres Schreibens, Betreffzeilen und technische Metadaten, Angaben aus den von Ihnen übermittelten Dokumenten.
Die einschlägige Rechtsgrundlage für diese Art der Klassifizierung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bearbeitung Ihrer Anfrage oder zur Erfüllung eines bestehenden Vertragsverhältnisses erforderlich ist.
Sofern Sie noch keine Geschäftsbeziehung mit uns haben, erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Bearbeitung eingehender Anfragen von Kunden bzw. Interessenten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Ihre Daten werden ausschließlich intern verarbeitet und lokal gespeichert. Es erfolgt keine Übermittlung an Dritte. Die Daten werden nach spätestens sechs Monaten automatisch aus dem Klassifizierungssystem gelöscht.
Die durch das Klassifizierungssystem ermittelten Angaben dienen ausschließlich als unverbindliche Vorbelegung und werden vor der finalen Zuordnung stets von einem unserer Beschäftigten aus dem Kundenservice überprüft. Hierbei handelt es sich nicht um Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.
5. Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die sie zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, dies zur Erfüllung vertraglicher Pflichten erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:
5.1 Externe nicht öffentliche Stellen
Hierbei handelt es sich vor allem um Unternehmen in den Kategorien IT-/Druck- und Versanddienstleistungen sowie Inkassounternehmen und Rechtsanwälte (jeweils für Zwecke des Forderungsmanagements).
5.2 Konzerninterne Dienstleister
Auch beim Einsatz verbundener Unternehmen der MIDEWA Dienstleistungsgesellschaft mbH kann es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten kommen. Verbundene Unternehmen sind zum Beispiel solche Unternehmen, die an der MIDEWA Dienstleistungsgesellschaft mbH gesellschaftsrechtlich beteiligt sind oder Gesellschaften, die zusammen mit der MIDEWA Dienstleistungsgesellschaft mbH unter einer einheitlichen Leitung stehen (vgl. §§ 15 ff. AktG). Unser wichtigster konzerninterner Dienstleister ist die:
- Veolia Wasser Deutschland GmbH
Die Veolia Wasser Deutschland GmbH ist für einzelne Dienstleistungen Nachunternehmer der MIDEWA und der MIDEWA Dienstleistungsgesellschaft mbH und erbringt in diesem Zusammenhang insbesondere Leistungen im Bereich IT-Service.
5.3 Öffentliche Stellen
- Verbände (insb. für Zwecke der öffentliche Abwasserentsorgung)
- Institutionen (z.B. Ämter, Behörden)
5.4 Sonstige
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.
6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was beispielsweise auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages umfasst. Dabei ist zu beachten, dass unsere Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf Jahre angelegt ist.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
Bestimmte Daten sind bereits nach der Erfüllung des Zweckes zu löschen (z. B. personenbezogene Daten eines Interessenten, welcher keine vertragliche Verpflichtung eingegangen ist).
Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel 3 Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.
7. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums - EWR) findet nur statt, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben. Allerdings kann es vorkommen, dass ein Dienstleistender administrativen Zugriff auf Systeme erhält, der selbst nicht in der EU ansässig ist. Dabei beachten wir die in diesem Fall gültigen Vorschriften für die Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU (Art. 44 ff. DSGVO). Über Einzelheiten werden wir Sie, sofern gesetzlich vorgegeben, gesondert informieren.
8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.
9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
10. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung (Scoring) genutzt?
Wir nutzen keine Daten zur Profilbildung (Scoring) für die Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung.
11. Betroffenenrechte
Sie haben jederzeit folgende Rechte:
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung im berechtigten Interesse (Art. 21 DSGVO)
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Die genannten Rechte können formfrei, bestenfalls jedoch schriftlich erfolgen und sollten möglichst an folgende Adresse gerichtet werden:
MIDEWA Dienstleistungsgesellschaft mbH
Bahnhofstr. 13, 06217 Merseburg
Tel: 03461-352-0 | Fax: 03461-352-325
info@midewa.de